コロナ禍によって在宅ワークの日数が増えたという人も多くなってきました。自宅での仕事を続けていると、書類が山積みになっているという人もいるのではないでしょうか。
そんな書類の山を捨てて良いのか、捨てるとしてどのようにしたら良いのかわからない人もいると思います。そこでこの記事では、書類の捨て方についてまとめました。
記事を読んでわかること
・書類を捨てる効果
・書類の断捨離手順
・捨ててはダメな書類
・種類の捨て方
この記事を読めば、書類の断捨離について疑問点を解決できるでしょう。書類の捨て方や効果、整理方法など知りたい人はぜひ最後までチェックしてください。
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書類を断捨離するメリット
さっそく、書類を断捨離するメリットを解説します。そのメリットとは以下の5つ。
- 仕事・勉強がはかどる
- 必要な書類がすぐ見つかるので時間の無駄が省ける
- スペースがすっきりする
- 運気が良くなる可能性がある
- 行事などの予定や支払いなど忘れが無くなる
断捨離するメリットはかなり多くあります。ぜひ最後まで確認してください。
仕事・勉強がはかどる
書類を断捨離することで、仕事や勉強がはかどります。なぜなら書類はデスク周囲に多い傾向にあり、仕事や勉強の作業スペースが確保されるからです。
作業スペースが確保されると仕事で使う道具や勉強のためのタブレット・辞書を広げられるなどメリットがたくさん。視線もすっきりすると頭もスッキリしやすいという効果も期待できます。
そのため、仕事・勉強をはかどらせたいならデスク周りの書類を断捨離をしましょう。作業の効率化がはかれますよ。
必要な書類がすぐ見つかるので時間の無駄が省ける
必要な書類がすぐ見つけられ、時間の無駄が省けるのも書類の断捨離の利点といえます。シンプルに、断捨離によって無駄な書類がなくなるためです。
実際に書類が山積みになっていると、分類分けをしていたとしても多くの書類の中から必要な物を見つけ出さないといけません。それでは時間がかかってしまいます。
しかし断捨離によって書類の数自体が少なければ、必要な物を探す手間も省けます。そのため、時間の無駄を省きたい人はぜひ断捨離に取り組んでください。
スペースがすっきりする
種類を断捨離することで、スペースがスッキリするでしょう。種類は意外とスペースを使用するため、なくなることでスッキリする可能性が高いです。
実際に仕事や勉強で使う書類は膨大な数になり、ファイリングしたとしても数が増えます。しかし、断捨離すれば数も減るためスペースがスッキリしますよ。
スペースが確保されたら作業効率も上がり、良いことづくめです。書類が多くスペースが埋まっている人は、ぜひ断捨離しましょう。
日頃から溜めないようにすると断捨離が楽ですよ
運気が良くなる可能性がある
実は、書類の断捨離によって運気が上がる可能性があります。風水的には不要なものを部屋に溜め込んでいると、悪い運気が入り込んでくるといわれているからです。
実際に、古い書類を溜め込んでいる欲しい書類の場所がわからず、作業効率が悪くなるでしょう。しかし、断捨離によって作業効率が良くなれば仕事の質も高くなります。
仕事の質が高くなれば業績も上がることはわかりやすいですよね。そうすれば、さらに良い仕事が舞い込んでくるかもしれません。
このように断捨離によって悪い運気が取り払われれば、良い運気が入りやすくなるでしょう。
断捨離で運気が上がる理由と、運気が上がらない断捨離方法については「断捨離で金運アップ」の記事をご覧ください。
行事などの予定や支払いなど忘れが無くなる
最後にご紹介する書類の断捨離によるメリットは、行事などの予定や支払いなど忘れが無くなること。不要な書類を断捨離すると予定の案内などのプリントがごちゃごちゃしてしまいます。
しかし、不要な物を断捨離することで、本当に必要な書類だけだ残されます。結果行事や支払い予定などの案内がされた書類のみが残り、行事や支払いなどの予定忘れが防げるでしょう。
そのため、予定を忘れてしまいやすいという人ほど書類の断捨離を進めてみてください。古い予定が書かれた書類から捨てていけば、大事な予定を忘れにくいですよ。
書類を断捨離するスピリチュアルな意味
書類を断捨離するメリットはお伝えしたとおりです。ここからは実際の効果だけでなく、スピリチュアルな効果についても解説していきます。
実は断捨離には物がなくなるという効果だけでなく、運気にも関わる風水的にも重要な行動。実際にどのような運気にかかわるかは、断捨離するものによります。
それぞれ表にまとめたので、確認してみてください。
| 断捨離するもの | 変化する運気 |
|---|---|
| 対人運 | いらない服など身にまとう物 |
| 恋愛運 | バッグ・アクセサリー・プレゼント類 |
| 仕事運 | 書類や名刺・レシートなど使ってない紙類 |
| 金運 | 財布・靴・使ってないインテリア |
| 発展運 | 家具・家電 |
この表を見てわかるとおり、書類の断捨離には仕事運が絡んできます。もし仕事でうまくいっていないことがある、結果が出ないなど悩んでいる人は書類を断捨離してみると良いかもしれません。
書類だけでなく、名刺などの紙類も一緒に断捨離しましょう。良い運気が流れてきて結果が好転する可能性があります。
書類を断捨離する流れ
ここまで読むと、書類を断捨離するとなんとなく良いことがあるとわかっていただけたでしょう。ですが、実際位断捨離するとなるとどうして良いかわからない人もいますよね。
そこでここからは、書類を断捨離する際の手順について説明します。その手順は以下のとおり。
- 書類を一カ所に集める
- 必要・不要・保留で分別する
- 保留の書類を精査していく
- 捨てる前に個人情報・機密情報をチェック
この手順で断捨離すれば間違い無いでしょう。やり方について、それぞれ解説していきます。
書類を一カ所に集める
書類を断捨離する前に、まずは書類を一カ所に集めましょう。一カ所にまとめることで、書類の管理をしやすくなるためです。
書類を断捨離するっといっても、全ての書類を断捨離してはいけません。なかには必要な書類もあるはずです。
その書類が必要かどうか判断するのに、バラバラになっていたら管理しづらいですよね。そこで、必要かどうかを分別するために一カ所にまとめた方が作業しやすくなります。
このような理由から、書類を断捨離する前にまずは一カ所にまとめましょう。
必要・不要・保留で分別する
書類を一カ所にまとめたら、必要・不用・保留で分別してください。処分する際に分別しておかないと、いちいち悩まないといけません。
そのため、処分する前にあらかじめ分別しておけば、一気に処分できて楽に作業できるでしょう。
また、分別するときにどの書類が必要か迷う人も多いはず。そのため、必要か不要かを決めるラインをあらかじめ設定しておくと作業しやすくなります。
悩んだときには保留にして、サクサク作業を進めていくと後が楽です。できるだけ悩まなくて済むよう、ライン設定をしっかりとしましょう。
保留の書類を精査していく
書類を分別していくと、どうしても保留になる書類が出てきます。すべての書類を分類した後、保留にした書類も精査していきましょう。
ここで保留のままにしておくと、いつまでも書類の断捨離が進みません。そのため、放置しておくのでなくきちんと断捨離する必要があります。
ここで、保留にした書類の分別方法を3つご紹介します。
- デジタル保存で問題ないものはデータ化
- 仕事の書類は確認をする
- 決断ができないものは保管する
この3つを実践すると、保留にした書類の分類もしやすいくなるためぜひ参考にしてください。
デジタル保存で問題ないものはデータ化
保留にした書類でもしデジタル保存できる物があればデータ化してしまいましょう。データ化すれば書類そのものを処分した後、SSDやクラウドに保存して省スペースで保存できます。
データ化する場合には自分でスキャンする方法と、業者に依頼する方法も。お金はかかりますが、業者に頼むと楽ですよ。
とはいえデジタル保存できないものもあります。例えば契約書などはデジタル保存できない書類とされています。
そのため、デジタル保存する前にその書類をデジタル保存して良いかどうか確認してからデータ化しましょう。
仕事の書類は確認をする
仕事での書類は断捨離しても良いかどうか確認してから断捨離しましょう。過去の取引帳簿や施工手順表など、後々に必要になるかもしれません。
そういった物を断捨離して処分してしまうと、仕事に差し支えます。そのため、断捨離する前に必ず確認してください。
断捨離はできなくても、データ化ならできるかもしれません
決断ができないものは保管する
もし断捨離の決断が難しいものは保管するのも一つの方法です。無理に断捨離しても後から後悔する可能性があります。
その場合には、ファイリングするなど収納スペースを取りすぎないようにしたり、探しやすくなるように付箋を貼るなど工夫すると良いでしょう。
後々のことを考え、使いやすくなるように注意してください。
捨てる前に個人情報・機密情報をチェック
断捨離で必要・不要の分類をしたら、捨てる前に個人情報・機密情報をチェックしてください。何も考えずに自治体のゴミとして捨ててしまうと、個人情報の流失につながる可能性があります。
自分としては問題なくても、例えば過去の写真から通っていた学校や実家の場所が特定される危険もありません。
そういった危険があるものはシュレッダーにかけるなど、情報が流失しないように注意しましょう。
断捨離してはならない書類例
書類の断捨離方法については確認できましたでしょうか。途中でも解説しましたが、書類のなかには断捨離してはいけないものもあります。
そこで、ここからは断捨離してはいけない書類をまとめました。
- 証券
- 契約書
- 証明書
- 給与明細
- 帳簿
- 遺言書
- 思い出ある書類
- ビジネス関係の重要書類
なぜこれらの書類を断捨離してはいけないか、順を追って理由を見てみましょう。
書類以外の「やってはいけない断捨離」を知りたい方は下記の記事を参考にしてみてください。
土地や建物の権利証
土地や建物の権利証は断捨離してはいけません。その後の手続きがかなり煩雑になるからです。
結論から言えば、土地や建物の権利証がなくても土地・建物の売買は可能。しかし、その代わりに「事前通知制度」「資格者代理人による本人確認」「公証人による本人確認」といった手続きが必要になります。
そのため、スムーズな売買ができなくなるので、土地や建物の権利証は断捨離せず持っておきましょう。
証券
証券も断捨離すべきではありません。証券がないと、契約の内容がわからないためです。
証券とは、例えば保険などの契約内容と契約の証明を証明するためのもの。そのため、この証券がなければ契約の内容がわからないため、いざ請求しようとしたときに時間がかかります。
万が一入院などしてすぐにお金が必要になったときに、契約の確認に時間がかかっていると必要なお金がすぐに入ってこない可能性があります。
そのため、証券の断捨離はしないようにしましょう。
契約書
各種契約書も断捨離すべきではありません。証券と同様に契約の内容が証明できなくなるためです。
契約書もまた再発行は可能ですが、双方の署名や捺印が必要でしょう。自分だけでなく相手への迷惑もかかるため、契約書の断捨離はすべきではありません。
契約内容の確認も必要なので注意しましょう
証明書
証明書も断捨離すべきでない書類です。証明書が必要な場面は例えば就職時などですが、その場面で証明書がなければ困るでしょう。
例えば国家資格の証明書は就職時に提出を求められます。しかしその場になければ証明することができず、就職できない可能性もあるでしょう。
再発行は可能ですが、取得した時と住所や本籍が違う場合、再発行できない場合も。そのため、証明書の断捨離もしないようにしてください。
給与明細
給与明細も処分する人が多いですが、断捨離すべきではありません。万が一給与の未払いや間違い、確定申告が必要なときに困るためです。
特に給与明細は給与だけでなく、保険料などの記載もある重要な書類。もし残業代の申請をしたい場合にも、給与明細がなければ難しくなるでしょう。
もし邪魔に感じる場合は、給与明細なら電子化も可能です。嵩張りが気になる人には、デジタル化をお勧めします。
帳簿
帳簿は会社の取引国などが記されているもの。7年間の保管義務があるため、その期間内には断捨離してはいけません。
特に会社の経理にかかかる記録はの残しておかないと、修正が必要になった時などに困るでしょう。こちらも電子化が可能なので、邪魔になったなら電子化しましょう。
遺言書
遺言書も絶対に断捨離してはいけません。遺言書は遺言者の意思を示す大切なものだからです。
特に遺言者が亡くなっている場合、もう意思を確認する術がありません。そのため、遺言者の意思を尊重するためにも、絶対に保管しましょう。
なお、勝手に遺言書を処分することは法律で禁じられていて、私用文書毀棄罪に当たります。その場合、最大懲役5年以下の罰則も課せられるので注意してください。
思い出ある書類
思い出ある書類も捨てるべきではないでしょう。その思い出がもう帰ってこないため、後悔する可能性が高いためです。
写真を貼ってあるアルバムや家族の名誉が記載された新聞など、その人にとっての思い出になる品は多くあると思います。
そういったものは断捨離してしまうともう2度と戻ってくることはありません。どうしても断捨離しないといけない場合は、必ずデータに残してから断捨離しましょう。
データにしてしまえば安心です
ビジネス関係の重要書類
断捨離すべきでない書類として、ビジネス関係の重要書類も挙げられます。このいった書類にはお互いの捺印であったり、重要な作業工程などが記載されている可能性があり、なくなると後から困ることがあります。
特に契約関係の重要書類であれば契約相手にも迷惑がかかる可能性が高まるので、絶対に断捨離しないようにしましょう。
断捨離で出た書類の捨て方
書類の断捨離方法や捨ててはいけない書類などを解説してきました。とはいえ、実際にどのように捨てれば良いかわからない人もいるかもしれません。
そこでここからは、実際に書類を捨てる方法について解説します。今回は以下の4つの方法をピックアップしました。
- 個人情報や仕事の情報の書類はシュレッダーかけて捨てる
- 可燃ゴミで廃棄する
- 重要書類は書類溶解サービスを利用する
- 不用品回収業者に処分を依頼する
ここで紹介する方法であれば、楽に書類を処分できるはず。書類の断捨離を検討している人は、ぜひチェックしてください。
「水につける書類を処分する方法」など書類処分を更に詳しく知りたい方は下記の記事をご覧ください。
個人情報や仕事の情報の書類はシュレッダーかけて捨てる
個人情報や仕事の情報の書類はシュレッダーかけて捨てるようにしましょう。シュレッダーにかけることで、情報の流出を防げるからです。
住所の記載がある書類はもちろん、写真などからも個人情報が漏れる可能性はあります。また、過去の取引記録などは自分だけでなく相手の情報も流出しかねません。
そのため、個人情報や仕事関係の書類はシュレッダーにかけてから処分しましょう。シュレッダー後であれば、可燃ゴミとして廃棄できます。
可燃ゴミで廃棄する
個人情報などのない書類であれば、そのまま可燃ゴミとして廃棄できます。書類は紙なので、可燃ゴミの袋に入る分だけ回収してもらえるでしょう。
ただし、自治体によっては可燃ゴミではなく、まとめて資源ゴミとして処分しないといけないところも。自治体によって違うので、指示に従った処分してください。
重要書類は書類溶解サービスを利用する
もし断捨離したい書類が重要書類であれば、書類溶解サービスの利用をおすすめします。書類溶解サービスならば書類が溶けてなくなるため、シュレッダーよりも完璧に処分できるからです。
特におすすめなのはヤマトグループが提供している「機密文書リサイクルサービスECOBox」。企業の重要機密から個人情報まで、情報を漏らすことなく適切に処分してくれるサービスです。
利用方法は以下のとおり。
- ECOBoxをWebで注文する
- 自宅に届いたECOBoxに処分したいアルバムを入れる
- 電話・Webで回収依頼をする、もしくはヤマト運輸営業所にECOBoxを持ち込む
- 未開封のまま、融解処理をする
自分で特別にすることはなく、業者がすべて処分してくれます。シュレッダーよりもさらに情報を隠したい人は、ぜひ利用を検討してみてください。
不用品回収業者に処分を依頼する
最後に紹介する方法は、不用品回収業者へ依頼する方法です。不用品回収業者であれば、自宅まで書類を取りに来てくれて、適切な形で処分してくれます
また、書類をはじめそのほかのゴミや不用品も同時に回収して処分可能。書類を含めた断捨離を一気に進めたい人におすすめできるサービスです。
ゴミ処分のプロが部屋に来てくれて、一気に片付けをしてくれます。そのため、時間がない人や断捨離を面倒だと思う人におすすめの方法です。
書類以外の断捨離も業者に依頼することができます。もし書類だけでなく様々な物を断捨離ｓるう場合、業者に纏めて依頼する方が早いです。
断捨離で業者を活用する方法は「断捨離は業者に依頼するのが早い」の記事をご覧ください。
大量の書類の処分なら片付け侍へ
ここまで書類の断捨離について解説してきました。ポイントは以下のとおり。
- 書類の断捨離によって作業効率が上がりやすい
- 仕事運を上げたい人は積極的に書類を断捨離すると良い
- 断捨離してはいけない書類もある
- 断捨離するときは個人情報の取り扱いに注意が必要
特にデスクワークの人にとって書類は少しずつ溜まっていくもの。気づいたら大量の書類が溜まっっているということもあるでしょう。
そんな人には、片付け侍に書類の断捨離をお任せください。片付け侍であれば、大量の書類も一気に処分可能です。
また、そのほかのメリットは以下のとおり。
- 365日対応可能
- 無料で見積もり可能でキャンセルも無料
- 追加料金なし
- 1点から回収可能
- 人気の商品なら買取の実績もあり
- 最短30分対応で他社でできない時間指定ができる
365日いつでも対応できるので、急な引越しなどにも対応可能。見積もりやキャンセルにも料金はかかりません。
書類以外の断捨離ももちろん可能です。部屋を一気に片付けたくなったという人がいれば、ぜひ検討してみてください。
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